ビジネスマナーの基本-不在は、教育の情報サイトです

電話がかかってきたときに「○○さんはおられますでしょうか？」と具体的な人物を指定してくることもあります。もし相手がいれば、その人に電話を取り次ぐことになります。しかし場合によっては、相手の指名をした人がいまいないということもあるかもしれません。その時の応対の方法について、紹介しましょう。その場合には「申し訳ございません、○○は現在、席をはずしています」といったふうに説明をしましょう。あまり詳しく不在の理由について説明をする必要はありません。簡潔な説明で十分です。しかし出張などをしていて、1日中席をはずすこともあるかもしれません。その場合には「現在出張をしている」ということ、そして「いついつまでには戻り、出社をする予定である」ということを相手に伝えておきましょう。特にいつまでには戻るのかということは、はっきりと伝えることが重要です。「よくわかりません」といってしまうと、会社自体が時間にルーズだという誤った印象をもたれてしまう可能性があるからです。何時何分まで細かく伝える必要はありませんが、だいたいの目安の時間は伝えておくといいでしょう。そして相手に選択肢をいくつか提供します。「戻ってき次第、こちらからおかけ直しましょうか？」「よろしければ、代わりの者をお呼びいたしましょうか」「御用件を承りますが」といった条件を提示しましょう。またこちらからかけ直す場合でも、相手が急いでいるようであれば「恐れ入りますが、○○時ごろまでにお急ぎでしたらもう一度、お電話いただけないでしょうか？」という応対をすることもあるかもしれません。もし用件を伝えてほしいといわれて場合には「○○課の○○が用件を承りました」とこちらの名前をはっきりと相手に伝えておくといいでしょう。

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