ビジネスマナーの基本-用件取次は、教育の情報サイトです

もしも電話がかかってきて、取引先の人であればまず「いつも大変お世話になっております」というあいさつを言いましょう。そのうえで用件を聞くようにしましょう。もしかすると、相手の言っていることがよく聞き取れないこともあるかもしれません。その場合には「恐れ入りますが、少々電話が遠いようなので、もう一度言っていただけますか？」という風にきき直すようにしましょう。また相手が自分の名前を名乗らずに、いきなり用件を切り出してくることもあるかもしれません。その場合には話を遮って「失礼ですが、どちらさまでしょうか」という風に、相手の名前や会社名を確認することを忘れないようにしましょう。また電話を受けるときには、傍らにメモ帳を用意しておきましょう。そうすれば、用件取次の場合に、すぐに相手の用件をメモに取ることができるようになります。用件取次のときに、避けたいミスとして聞き間違いがあります。そこで、相手が用件を切り抱いてきた場合には、こちらから確認をとることも忘れないようにしましょう。例えば、相手が「八木」という名前だったとします。この時ほかにも「矢木」という名前の可能性もあります。ですから「ヤギ様とは、八本の八に木でしょうか？」という風に確認をとるようにしましょう。また「7」のことを「しち」という人もいるかもしれません。しかしこの場合「1」と間違う可能性があります。そこで「ななですね？」という風に確認をとるようにしましょう。このように、用件を伝えてきた場合には、間違えそうなポイントがあれば、復唱をして確認をとるということを忘れないようにしましょう。途中で電話が切れてしまった場合には、かけてきた方がかけるというのもマナーなので、忘れないようにしましょう。

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